a
HomeAgile VorgehensweisenMit meiner Work-Life-Timeboxing Methode kannst du jetzt auch Work-Life-Balance

Mit meiner Work-Life-Timeboxing Methode kannst du jetzt auch Work-Life-Balance

Die Idee zu dieser Vorgehensweise entstand im ersten Semester meines Studiums, damit ich strukturiert (neben dem Studium) meine sonstigen Weiterbildungen optimal einplanen konnte.

Die Anwendung des Work-Life-Timeboxings bezieht sich immer auf einen Tag. Dabei kann es sich nur auf „Work“, nur auf „Life“ oder auf eine Kombination aus beiden beziehen.

Es können maximal zehn Karten (Timeboxen) pro Tag zum Einsatz kommen. Die Timebox 1 (T1) hat eine Dauer von einer Stunde. Nach dieser Logik folgt auch die T2, mit einer Dauer von zwei Stunden und die T4 mit vier Stunden. Die Timebox 0 ist die Hälfte der T1, also 30 Minuten.
Die T1 beinhaltet 15 Minuten Pause. Entsprechend sind es bei T2 zweimal 15 Minuten und in T4 viermal 15 Minuten.

Die Pausen sind obligatorisch. Dabei kann man diese zu Beginn oder am Ende der Timebox „ziehen“ (in Anspruch nehmen) oder auch schon vorher visuell fest einplanen. Hat man beispielsweise zwei T1 Timeboxen hintereinander geplant, könnte man die Pause in der ersten Timebox am Ende und in der zweiten Timebox am Anfang ziehen. Dadurch würde man eine Pause von 30 Minuten nehmen. Die T0 beinhaltet keine Pause.

Die Zahl der Timebox T30 und T60 beziehen sich auf die Anzahl in Minuten und stehen für eine Pause.

Im Idealfall wird am Ende der letzten Timebox der kommende Tag geplant.
Dabei wird zu Beginn die Startzeit notiert. Das ist der Zeitpunkt bei der die erste Timebox startet. Sollte es passieren, dass sich die Startzeit verschoben hat, wird die neue Startzeit aufgeschrieben. Alle Timeboxen verschieben sich automatisch um die Differenz zwischen erster und neuer Startzeit. Wenn eine Timebox für ein fest eingeplantes Meeting steht, muss die Timeline und die neue Startzeit so angepasst werden, dass sich das Meeting wieder im ursprünglichen Zeitfenster befindet.

Ziel des Work-Life-Timeboxings ist es, so wenig wie möglich neu zu planen.

Genau wie beim Timeboxing in Scrum endet eine Timebox sofort, wenn ihre Zeit abgelaufen ist. Endet eine Timebox ohne dass zu Beginn der Timebox eine Pause gezogen wurde, endet das Arbeiten 15 Minuten vor dem endgültigen Timeout. Beispiel: Hat man eine T1 zwischen 14:00 und 15:00 Uhr geplant und nicht zwischen 14:00 bis 14:15 Uhr eine Pause gezogen, wird in der Zeit von 14:00 bis 14:45 Uhr gearbeitet und von 14:45 bis 15:00 Uhr eine Pause eingelegt.

Aus den zehn möglichen Timebox-Karten wählt man die Karten der Reihe nach aus und hängt diese auf. Eine Vorgehensweise ist das Aufschreiben der Tätigkeiten/des Themas auf ein Post-it, welches dann auf die entsprechende Timebox-Karte geklebt wird. Möchte man beispielsweise die Pausen, die innerhalb der Timeboxen obligatorisch sind, fest einplanen, so können dafür Klebepunkte verwendet werden. Im Beispiel in der Abbildung wird nach Ende der T0, zu Beginn der T1, eine 15-minütige Pause absolviert, bevor dann 45 Minuten an der Beseitigung der Hindernisse gearbeitet wird.

Noch ein Beispiel: Hast du ein Meeting mit dem Entwicklungsteam über eine T2 von 10:00 bis 12:00 Uhr eingeplant, bietet es sich an von 10:45 bis 11:00 Uhr mit dem Team gemeinsam eine Pause einzulegen. Der Arbeitsanteil des Meetings endet dann um 11:45 Uhr. Das ist eine gute Vorgehensweise für alle Teilnehmer, die um 12:00 Uhr einen Anschlusstermin haben.

Das Work-Life-Timeboxing kann sehr gut mit einem Personal Kanban kombiniert werden, indem der Zeitstrahl in der Spalte „heute/in progress“ eingesetzt wird.
Das Work-Life-Timeboxing ist für viele Dinge nützlich. Dazu ein konkretes Beispiel:

Teile deine Themen und Aktivitäten in vier Gruppen auf. Die Gruppe mit den aktuell wichtigsten Aktivitäten priorisierst du mit 50 %. Die zweite Gruppe mit 25 % und die beiden letzten Gruppen mit jeweils 12,5 %. Folgst du diesem Schema, kannst du nun jeden Tag die Tätigkeiten der ersten Gruppe mit einer T4, die Aufgaben der zweiten Gruppe mit einer T2 und noch 2 Timeboxen T1 für die dritte und vierte Gruppe planen.

Du bist mit Hilfe dieser Vorgehensweise auch in der Lage eine Forecast-Planung zu tätigen. Wenn die Aktivitäten aus der ersten Gruppe einen Aufwand von 22 Stunden besitzen und du diese mit 50 % priorisiert hast, benötigst du acht T4- oder 16 T2- oder 32 T1-Timeboxen. Bitte denke immer daran, dass eine T4 eine Nettoarbeitszeit von drei Stunden besitzt. Bei einer T2 sind es 1,5 Stunden und eine T1 besitzt 0,75 Nettoarbeitszeitstunden.
Bei 5 Arbeitstagen würdest du dafür 2 Wochen benötigen, wenn du nur eine T4 benutzt. Nutzt du pro Tag beide T4-Karten, hast du nach fünf Tagen alle Aufgaben erledigt. Lässt du alle anderen Aufgaben aus den Gruppen zwei bis vier ruhen, dann kannst du mit 100 % Priorisierung und dem täglichen Einsatz beider T4-Timeboxen, die anfallende Arbeit sogar in zwei bis drei Tagen erledigen.

Durch diese Herangehensweise teilst du deine Aufgaben automatisch in Teilaufgaben, du priorisierst deine Aktivitäten und trotzdem arbeitest du nach agilen Prinzipien, da im Normalfall auch an weniger wichtigen Aktivitäten sukzessive gearbeitet wird.

Teile bitte diesen Inhalt mit:
Bewerte bitte den Inhalt
Keine Kommentare.

Hinterlasse doch ein Kommentar

* Die Checkbox für die Zustimmung zur Speicherung ist nach DSGVO zwingend.

Ich stimme zu.